شرح وظایف دفتر شهردار:
- پیگیری ابلاغ کلیه بخشنامه ها ، دستورالعملها و آئین نامه ها
- تنظیم برنامه های شهردار در مورد بازدید از طرحهای شهری و مناطق و سازمانها
- تنظیم جلسات منظم شهردار با اعضاء شورای اسلامی شهر ، نمایندگان محلی شورا و استاندار و فرماندار
- بررسی گزارشهای واصله و ارائه خلاصه به شهردار
- ارائه گزارشات معاونین به شهردار
- پیگیری مصوبات شورای مشاورین و معاونین تا حصول نتیجه
- ابلاغ دستورات شهردار به اشخاص و واحدهای تابعه
- یادآوری تاریخ کنفرانسها و جلسات و آماده نمودن سوابق و پرونده ها
- پیگیری نامه های ارجاعی به همکاران و واحدهای ذیربط و ارائه گزارش آن به شهردار
- تهیه و تنظیم گزارش عملکرد دفتر به صورت ماهیانه و سالانه
شرح وظایف دبیرخانه:
- ثبت نامه های وارده و صاره و اسکن آنها.
- توزیع نامه های ثبت شده به واحدها
- تایپ نامه های اداری حوزه شهردار –دفتر –معاونین و … .
- کدگذاری پرونده های ساختمانی جدید.
- کدگذاری نامه های اداری و بایگانی در پرونده های مربوطه.
- نگهداری پرونده های پرسنلی.دریافت و ارسال نامه از سیستم شبکه دولت.
- حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق، اسناد ، مدارک و پرونده های عادی مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین
- مراقبت از افشای محتوای نامه ه ا، اسناد و مدارک اداری، خودداری از تحویل پرونده ها، اسناد، مدارک و مکاتبات اداری به غیر یا واحدها بدون کسب اجازه از مقام مسؤول
- پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
- تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق
- صورت برداری، طبقه بندی، کد گذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل های مربوط و نیاز واحدهای ذیربط.
- بازبینی ضمائم نامه های وارده و صادره
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در رایانه یا دفاتر مربوطه
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان
- تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها
- تهیه گزارشات مورد نیاز برای مقام مافوق
- انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق
- انجام دیگر وظایف محوله از سوی شهردار